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OA系统如何实现有效公文管理

归档日期:09-17       文本归类:后勤学      文章编辑:爱尚语录

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  泛微是移动办公OA行业主板上市公司,18年专注OA产品的研发与创新,帮助组织构建全员统一的移动办公平台,实现业务全程电子化。提供本地化服务,已服务上万家组织用户。

  泛微OA公文管理系统符合《党政机关电子公文标准 GB/T 33476-33483》,以流程搭载移动办公技术,贯穿公文管理过程,在丰富应用的搭配下,既保留了传统公文处理习惯又提高了公文流转效率,深入推进“互联网+政务服务”的融合。

  国企和党政机关每天都要围着“公文”转。严格的格式要求、复杂的审批程序,依靠传统纸质化管理从起草到印发,光是一一盖章、找领导审批就要耗费大量人力、时间。

  不仅效率无法保证,还会影响领导的工作日程,信息易泄漏。遇到跨组织、跨条线的文件只能依靠“人工”传输,整个传阅过程无法监督,有效性无法保证。

  泛微OA以公文为主线,在灵活的流程配置下,结合其它特色应用,统一撰文格式、流转路径,以各司基职、各负其责、协调配合的状态,确保政令畅通。

  起草时,无论是正文模板、套红模板都能在系统自动调用,公文格式规范、统一。

  灵活流转:根据公文流转需求,用OA自由添加流程。那些需要灵活流转的公文,办文中心可以自由添加下一步审批人,按需选择,适用性强。

  OA系统设有智能收文提醒,公文一到便知,及时查看不错过,每位用户都有自已的移动档案馆。

  此外,多系统集成不仅统一了收文渠道还丰富了外部收文方式,可以邮件收、扫描收还可以交换收文。所有收到的公文,系统自动登记生成收文单,纳入档案库,便于跟踪查找。

  随时处理:收文后,各节点的审批意见清晰记录,你可以按要求快速下发公文、一键转办任务,如召集会议、安排任务等,各板块协同配合,轻松执行。

  不同单位、不同组织之间的公文往来有详细的收发登记。对方是否签收、办理进度怎么样在系统可以实时监督,流通中谁修改了、修改了哪里都能详细记录下来。

  如果出现发错、没发成功的情况,直接撤销重发即可,使用方便,全程透明监管。

  建立门户,形成公文信息督查窗口。公文由谁创建、谁查收、审批意见如何、修改信息等清晰记录,方便随时核查。

  公文的流转进度可以通过流程监控,停留在哪一个节点,都能及时获悉,及时督查督办。

  【小结】:公文全程电子化管理,快速起草、高效审批、全程监控、健全规则,规范程序,落实责任,强化监督。

  泛微公文管理系统的使用是以便捷为基础,提升用户的公文传输效率。不断引入特色插件来丰富功能,辅助公文管理,提升用户体验,高效又易用是OA走进越来越多组织的关键。

  审批签发的公文自动选择套红模版,一键应用生成,使用方便,样式规范。

  签发套红的文件再也不用一一盖章。直接调用签章系统,按权限选择,即可自动盖章,统一管理、使用便捷。

  公开文件可一键生成二维码,便于流转。来文直接扫码就能做好基本信息登记,如公文名称、编号、创建人、公文内容等信息,智能录入,无需扫描件。

  习惯传统公文手写签批、随时批注的习惯,泛微OA通过移动设备能手写、可圈阅、随时做标记,既能保留字迹,还能保持领导签批习惯。

  不同机构、不同部门可以设置一个公文助手,在权限范围内,可以随时监督公文流转情况,提高公文流通效率流通效率。

  按照传统公文查阅习惯,用一张表单汇总公文流转中的所有相关信息。如拟稿人、审批意见等,各级审批结果一目了然,轻松浏览。

  从不同角度统计公文推送数量,哪一类公文用的多、哪个单位公文往来频繁、待处理的公文还有多少,通过清晰的图表就能了解趋势。

  【小结】:特色小功能辅助公文操作,全方位满足公文处理需求,适应公文处理习惯。

  公文急着审批,领导却不在单位,重要文件没有标识,堆放了很长时间才把信息传达到位,耗费大量时间找领导,会耽误信息时效性。

  泛微OA系统通过移动建模引擎,将公文管理同步到移动设备,手机、平板就能化身移动公文包,随时随地办理。

  待办的公文信息及时知晓,用手机就能查阅、签批、圈阅重点信息,不错过重要信息。

  【小结】:将移动办公和公文管理结合,手机就是档案馆,随时随地处理重要公文,智能无时差。

  随着政务电子化的推进,智能化的公文管理方式已经成为政企单位管理公文事务的重要手段。

  展开全部如今,越来越多的企事业单位开始利用协同OA系统的公文管理来进行日常办公,尤其进行企业内外部重要信息和文件的传达。然而,公文管理已不仅仅是收发文和公文交换的过程,在协同OA平台中,公文管理从拟稿、审稿、核对、签发到归档的一过程,也是一个公文流转的过程,在OA系统中,已形成一套完善的公文管理体系,它实现了电子公文一体化运转,支持系统内各部门之间的电子公文交换,其公文流转功能可处理日常工作中的单位内外部公文,包括了公文的发文拟稿、发文上报、发问审核、发文签发、收文登记、收文传阅、公文传阅、承办、查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。

  1、实现了收发文的电子化流程审批,对审批环节和内容进行严格控制,做到有据可依

  2、支持配置公文类型、公文字号、发文模板,实现发文的刚性控制,保证公文的严肃性和规范性

  3、支持发文的在线、提供电子签章、支持公文正文的修改留痕和公文流转过程中的操作日志可查;

  在公文管理里,可对发文流程进行多项配置,可动态配置不同的发文模板、发文类型、字号规则等,这样使用起来更加灵活,进行发文时可根据设置生成不同的发文格式和发文流程。

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