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怎样让工作变得高效而简单?

归档日期:09-21       文本归类:后勤学      文章编辑:爱尚语录

  易书科技是一家以内容制作、内容创意、内容运营为核心的多领域融合型发展的企业。本着内容精品化及跨界融合发展的理念,致力于出版(纸质、数字、音频、课程等载体)、影视IP、二维动画、视频等业务。

  你是不是从早忙到晚,感觉自己始终被工作追着跑?但你的忙乱也许不是因为工作太多,而是因为没有重点,目标不清楚,所以才让工作变得越来越复杂,时间越来越不够用。一天只有1440分钟,在信息庞杂、速度加快的职场环境里,我们必须在越来越少的时间内,完成越来越多的事情。

  在如今越来越复杂与紧凑的工作步调中,“保持简单”是最好的应对原则。“简单”来自清楚的目标与方向,你应该知道自己该做哪些事,不该做哪些事。

  麦肯锡根据多年的调查研究,发现现代人工作变得复杂而没有效率的最重要的原因就是“缺乏焦点”。因为不清楚目标,总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情;遗漏了关键的信息,却在不重要的信息上浪费了太多的时间;抓不到重点,必须反复沟通同样的一件事情。

  怎样让我们的工作变得高效而简单呢?下面是来自麦肯锡的10种最实用的、最简单的工作方法。

  2.懂得拒绝别人,不让额外的要求扰乱自己的工作进度对于许多人而言,拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。在决定你该不该答应对方的要求时,应该先问问自己:“我想要做什么?或是不想要做什么?什么对我才是最好的?”你必须考虑,倘若答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度,而且会因为你的拖延而影响到其他人?而倘若你答应了,是否真的可以达到对方要求的目标?

  3.主动提醒上司排定优先顺序,可大幅度减轻工作负担“手边的工作都已经做不完了,又丢给我一堆工作,实在是没道理。”但是有没有可能问题是出在你自己身上?你有没有适当地反映真实情况?倘若你不说出来,上司就会以为你有时间做这么多的事情。况且,他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。

  你当然不可能同时完成这么多的工作,为何不主动地帮助上司排定工作的优先顺序?你不是不做,但是凡事有先有后。提醒一点,讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考,体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管解决问题,而不是把问题推给主管。当然,更不应该自己承受问题。

  根据商业心理顾问公司的心理学家约翰·维佛所进行的研究,有10%到15%的人在面对上司时会有恐惧的心理,而且倘若向上司报告时手中的数据不够多,感到恐惧的人数比例又会较高。

  其实,这种担忧是多余的。太多的信息会变得没有重点,倘若又缺乏解释,对于上司一点帮助也没有。内容精简,切中要点,最重要的是能够帮助上司快速地做决策。你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释,一定要有自己的观点,而不是模棱两可的描述。

  5.简报增加互动的机会,可缩短简报的内容与报告的时间真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息,创造沟通与对话的机会,进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此,重点不在于简报,而是沟通的质量。你不只是“报告”,而是要引发双向的对话,试图影响对方。

  在做任何简报之前,你必须思考以下三点原则:希望听众听完简报之后记得哪些重点?听众会有什么样的感受?你希望他们听完简报之后有什么样的决定?

  接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式,就是把听众想知道的重点转换为问题,这样不仅可以立即吸引听众的注意力,更可以大幅度地减轻你的工作负担。

  正确地过滤流程,第一步是先看信件主旨和寄件人,倘若没有让你觉得今天非看不可的理由,就可以直接删除。第二步开始迅速浏览其余的每一封信件的内容,除非信件内容是有关近期内(例如两星期内)你必须完成的工作,不然就可以直接删除。

  你必须利用最小的空间、最少的文字,传递最多、最重要的信息,而且必须更容易阅读,以节省对方的时间。

  不论你提出什么样的想法或意见,每一次都是吃闭门羹。倘若真的遇到这样的主管,完全没有沟通的可能时,你就不必再浪费时间或精力做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须作出选择:你是否能够接受这样的工作环境,凡事只依照主管的意见做事,还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题,无关乎好与坏。

  上司对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考:什么是让你的上司感到最头痛的问题?是无法依照原定计划完成,还是无法掌控情况,对于未来感到不确定?当你在争取预算时,必须先想清楚上司可能担心的问题,作为你说服上司的理由,这是最有效的。

  (1)至少每个月询问你的主管:“我做得怎样?”尽量提出具体的问题,例如:“我想会议流程非常顺畅,你认为还有地方要改进的吗?”

  你应该随时和主管沟通自己的工作表现,而不是只在每年一次的业绩评定,这样你可以事先知道自己的缺点在哪,及时作出改正,同时也可以了解主管的期望。

  (2)至少每个月询问:“原先的工作安排有没有必要调整?”也许你的目标是在年初,甚至是前一年年底定下的,然而外在的环境有所改变,先前所设定的目标可能需要作出调整,所以应该随时确认最优先的目标是哪些。

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